La «legalización» consiste en certificar la personalidad jurídica del funcionario público que ha estampado su firma en un documento, así como la autenticidad de la propia firma.

Las firmas en escrituras y documentos redactados en España por una representación diplomática o consular extranjera residente en Espala deben legalizarse para que sean válidas en España.

Las firmas de escrituras y documentos redactados en España deben legalizarse para que tengan validez en el extranjero.

La legalización de firmas no es necesaria para las escrituras y documentos expedidos por las siguientes Embajadas y/o Consulados adheridos al Convenio Europeo de Londres de 7 de junio de 1968: Austria, Grecia, Malta, Portugal, Suecia, Chipre, Irlanda, Noruega, Reino Unido, Suiza, Francia, Liechtenstein, Países Bajos, República Checa, Turquía, Alemania, Luxemburgo, Polonia y España.

Los documentos redactados o que deban ejecutarse en los Estados que son parte del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 deben someterse a la formalidad de la llamada «Apostilla» (proporciona un sello especial que da fe de la autenticidad del documento y de la personalidad jurídica de la autoridad emisora), en lugar de la legalización.

La apostilla es una anotación que debe hacerse en el original del certificado expedido por las autoridades competentes del Estado en cuestión.

La apostilla sustituye a la legalización en la embajada. Por lo tanto, si una persona necesita que se le reconozca un certificado de nacimiento en España y vive en un Estado que se ha adherido al Convenio de La Haya, no necesita pedir la legalización, sino que puede solicitar a la autoridad interna de ese Estado (designada por el acta de adhesión al propio Convenio) que anote la llamada apostilla en el certificado.
Una vez realizado este trámite, ese documento es reconocido «oficialmente» en España, porque España también ha ratificado ese Convenio.
Aunque se utilice la apostilla, el documento debe traducirse al español para poder hacerlo valer ante las autoridades españolas.

En el caso de que se trate de un documento público procedente de un país de la UE no es necesaria la apostilla tampoco. El Reglamento de la UE 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplifica los requisitos de presentación de los públicos en la Unión Europea.

Las traducciones juradas consisten en traducciones hechas por un traductor reconocido por un organismo oficial, en el caso de España por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, y certifican la conformidad de la traducción con el texto original o una copia fiel del original.

Un Glosario Sectorial es esencialmente una lista de palabras y sus correspondientes traducciones referidas a un sector específico.

La necesidad de un Glosario Sectorial sirve para garantizar el uso adecuado de la terminología específica del sector y la uniformidad en el uso de los términos en las distintas lenguas, evitando posibles errores o dudas de interpretación derivados del uso de términos no específicos, impropios o incorrectos.

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